ACTIVE IMPORT
ACTIVE IMPORT E-Mails und Dateien ablegen: automatisch - einfach - ordentlich
Kämpfen auch Sie täglich mit zahllos eingehenden E-Mails? Früher war es die Papierflut, die durch Geschäftsbriefe, Lieferscheine, Rechnungen usw. entstanden ist. Heute geschieht ein Großteil des geschäftlichen Schriftverkehrs per E-Mail.
ACTIVE IMPORT legt Ihre elektronische Post automatisch in DocuWare ab, wo sie zusammen mit Dokumenten jeder Art - unter anderem Dateien aus Office-Anwendungen und gescannte Belege – den gemeinsamen Dokumenten-Pool bildet. Schnell und einfach lassen sich diese Dokumente dann wieder per Mausklick finden und anzeigen.
Zusätzlich bindet ACTIVE IMPORT digitale Kopiergeräte, Netzwerk-Scanner und fremde Scanprogramme ein, um Papierdokumente und Dateien aller Art schnell und einfach in DocuWare ablegen zu können. DocuWare schafft Ordnung an jedem Arbeitsplatz, in jedem Unternehmen - und Ablage macht eben doch Spaß!
Aufgabenbereiche
DocuWare ACTIVE IMPORT ist ein Zusatzmodul zur Basis-Software DocuWare und führt seine Arbeit im Hintergrund durch. Aufgabe von ACTIVE IMPORT ist es, bestimmte Ordner bzw. Verzeichnisse auf Ihrem PC oder in Ihrem E-Mail-Programm zu überwachen und eintreffende Dateien und E-Mails nach DocuWare zu importieren und automatisch abzulegen.
Dokumente, die zum Beispiel beim Scannen an Digitalkopierern entstehen, werden in einen überwachten (Netzwerk-) Ordner gelegt, dort von ACTIVE IMPORT übernommen und an DocuWare weitergegeben.
Automatische Ablage von E-Mails
Die Mails, die im Posteingang Ihres Mailprogramms eingehen, haben alle unterschiedliche Inhalte. So erhalten Sie heutzutage Angebote, Bestellungen, Werbung und vieles mehr per E-Mail. Diejenigen Ihrer ein- und ausgehenden Mails, die Sie ablegen möchten, ziehen Sie einfach mit der Maus in einen dafür eingerichteten Ordner in Outlook. Von dort legt sie ACTIVE IMPORT automatisch mit der richtigen Verschlagwortung ab. Dabei wird die Mail mit bestimmten Begriffen, sogenannten Indexbegriffen, versehen, zum Beispiel Sendedatum, Betreff, Absender oder Empfänger. Anhand dieser Index-begriffe kann die Mail dann bei Bedarf ganz schnell gefunden werden. Um zusätzliche Daten als Index-begriffe zu verwenden, gibt es bei ACTIVE IMPORT die Index-Erweiterung. Anhand eines Feldes der eingegangenen Mail, zum Beispiel der Absender-Adresse, wird im Outlook-Adressbuch, in der DocuWare-Datenbank oder einer externen Datenbank nach zusätzlichen Informationen, wie dem Namen der Firma oder des Ansprechpartners, gesucht und diese als Indexbegriffe zugefügt.
Scannen und Indexieren in Außenstellen
Ein weiterer Einsatzbereich ist die Ablage von bereits vorindexierten Dokumenten. Hierbei werden in einer Außenstelle erstellte und gescannte Dokumente in DocuWare mit Indexbegriffen versehen und anschließend als Attachment per E-Mail an die Zentrale geschickt. Beim Empfänger wird nur die angehängte Datei archiviert. Dabei über-nimmt ACTIVE IMPORT die Indexbegriffe automatisch, so dass die komplett indexierten Dokumente ohne zusätzlichen Handgriff sofort in das Archiv abgelegt werden können.
Eingangsrechnungen ohne Arbeit ablegen
Eingehende Rechnungen werden mit einem Barcode beklebt und gebucht. Die Rechnungen gelangen dann per Scanner oder Digitalkopierer in ein von ACTIVE IMPORT überwachtes Verzeichnis. Die Beleg-Nummer der Rechnung wird über den Barcode ausgelesen. Anhand der Belegnummer werden aus der externen Buchhaltungsdatei oder -datenbank zusätzliche Indexbegriffe wie Lieferantenname, Bestell-Nummer oder Rechnungsdatum für die automatische Archivierung der Rechnung in DocuWare übernommen.
Dokumentenklassifizierung
Scannen Sie verschiedenste Dokumente auf einmal ein und lasssen Sie ACTIVE IMPORT diese dann sortieren, z.B. nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Angeboten und Verträgen. Dazu integrieren Sie in den ACTIVE IMPORT Job DocuWare RECOGNITION oder auch ein fremdes Texterkennungsprogramm zum Auslesen bestimmter Merkmale der Dokumenttypen. Die so klassifizierten Dokumente können dann von ACTIVE IMPORT in verschiedenen Archiven mit speziellen Index-einträgen abgelegt werden.
Technische Funktionsweise
DocuWare ACTIVE IMPORT 3 ist eine Weiterentwicklung der erfolgreichen Vorgängerversionen. Das Zusatzmodul kann auf jedem Rechner, auf dem DocuWare läuft, installiert werden: Auf Client-PCs für individuelle ACTIVE IMPORT Jobs der DocuWare Benutzer und auf einem Server für globale Jobs. ACTIVE IMPORT überwacht in jedem Fall ausgewählte Verzeichnisse. Dateien und E-Mails, die dorthin gelangen, werden automatisch in DocuWare oder in ein anderes Datei-Verzeichnis importiert. Beim Start von DocuWare wird ACTIVE IMPORT aktiviert und erscheint in der Windows Task-Leiste als Symbol.
ACTIVE IMPORT bietet verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten, die die Archivierung genau definieren.