COLD/READ
COLD/READ Archivierung von Spool-Daten
In Unternehmen werden große Mengen an Belegen und Journalen über den Drucker ausgegeben. Die dabei erzeugten Spool-Dateien übernimmt COLD/READ für die Archivierung in DocuWare 5. Die in den Dateien enthaltenen Dokumente lassen sich originalgetreu anzeigen, mit Anmerkungen und Stempeln versehen und ausdrucken.
Funktionsweise
DocuWare COLD/READ läuft als selbständiger Prozess auf einem Arbeitsplatz-PC oder einem Server, der sowohl auf die Spool-Daten als auch auf die DocuWare-Archive Zugriff hat. Der Einleseprozess wird manuell, ereignisgesteuert oder zeitversetzt, z.B. nachts, angestoßen. Anhand der spezifisch für die jeweiligen Spool-Daten vorgenommenen Anpassung liest COLD/READ die Ordnungskriterien für die Ablage aus den Daten aus. Die Spool-Daten konvertiert DocuWare entweder in ein spezielles DocuWare-Format (CL5-Datei) oder in das TIFF-Format. Im zweiten Fall wird für jedes in einer Spool-Datei enthaltende Dokument ein TIFF-Dokument erzeugt. Dies ist speicherintensiver, erlaubt dafür aber das Anbringen von Anmerkungen und Stempeln auf den Dokumenten. Somit lassen sich auch diese Dokumente in über Stempel gesteuerte Workflows einbinden.
Die Ordnungskriterien werden in die Archivdatenbank eingetragen und die
konvertierten Spool-Daten im Archiv gespeichert. Ist das Archiv für die
Volltextrecherche eingerichtet, baut DocuWare anhand des Inhalts der Dokumente den Volltext-Index auf. Häufig werden die Spool-Daten auf Formulare gedruckt oder für deren elektronische Ausgabe Formulare eingeblendet. Bei der Konvertierung in das CL5-Format werden diese Formulare nicht mit jedem Dokument archiviert, sondern einmalig bei der Einrichtung von COLD/READ als TIFF-Datei gespeichert und den Dokumenten bei der späteren Wiedergabe elektronisch hinterlegt.
Nach dem Einlesen stehen die Dokumente sofort für die Recherche zur
Verfügung. Der Anwender gibt einen Suchbegriff ein, zum Beispiel den Kundennamen oder einen Zeitraum, und erhält eine Liste der gefundenen Dokumente. Die mit COLD/READ erfassten Dokumente werden gemeinsam mit
anderen Schriftstücken, Dateien und Mails aufgelistet, die der Suchabfrage
entsprechen. Alternativ oder ergänzend können die Dokumente nach jedem
beliebigen enthaltenen Begriff oder Wert recherchiert werden.
Zur Anzeige der Dokumente aus der CL5-Datei bietet DocuWare den
Textmodus, der nur die reinen Nutzdaten darstellt, oder den Bildmodus,
der die Nutzdaten formatiert und ein gegebenenfalls vorhandenes Formular
hinterlegt. In dieser Ansicht kann das Dokument ebenso originalgetreu
ausgedruckt oder per Fax versendet werden wie ein in das TIFF-Format
konvertiertes Dokument. Das Finden und Anzeigen von Dokumenten ist
sowohl mit dem Windows-Client von DocuWare 5 als auch beim Einsatz
des DocuWare INTERNET SERVER mit einem Browser über Internet und Intranet möglich. Zur Auslagerung älterer Dokumente bietet DocuWare die Möglichkeit, diese mit Suchdatenbank und Recherchemodul auf CD, DVD und andere Datenträger revisionssicher zu übertragen.
Funktionen
Erfassen
- Einlesen der Spool-Daten
- Bis zu 5 Dokumente pro Sekunde
- Batchbetrieb mit einstellbarer Startzeit oder ereignisgesteuert
- Einlesen mehrerer Spool-Dateien in Folge
Ablage im Archiv
- Verwaltung der Ordnungskriterien und des Volltext-Indexes in einer Datenbank
- Konvertierung unterschiedlicher Spool-Daten in ein einheitliches, platzsparendes Archivformat (CL5-Datei)
- Alternativ: Konvertieren aller in den Spool-Dateien enthaltenen Dokumente in das TIFF-Format
- Ablage der Spool-Daten auf RAIDSystemen, CD, DVD, MO oder WORM
Indexierung
- Bis zu 24 Ordnungskriterien pro Dokument wählbar; bei Konvertierung in TIFF bis zu 50
- mehrere Einträge in ein Stichwortfeld, bei Konvertierung in TIFF zusätzlich je ein fester Eintrag in bis zu 7 weitere Stichwortfelder
- nachträglich sämtliche Indexierungsmöglichkeiten von DocuWare 5
Recherche
- Suche nach Ordnungskriterien, im Volltext oder in der hierarchischen Ansicht
- Alle komfortablen Suchfunktionen von DocuWare 5 anwendbar
- Suche über DocuWare-Windows-Client oder Web-Client
Wiedergabe
- Nutzdaten im Textmodus (CL5-Datei)
- Originalgetreu formatierte Darstellung mit Hinterlegung von Formularen (CL5-Datei)
- Zoomen und Rotieren von Dokumenten
- Blättern durch mehrseitige Dokumente
- Originalgetreuer Ausdruck, auch von Segmenten
- Faxversand von Belegkopien mit PC-Faxlösung
- Export einzelner Dokumente als TIFF aus der CL5-Datei ins Datei-System
Bearbeiten
- Anbringen von Anmerkungen auf die übernommenen Dokumente (nur bei Konvertierung in TIFF-Dokumente)
- Stempeln der übernommenen Dokumente inklusive Elektronische Signatur (nur bei Konvertierung in TIFF-Dokumente)
Verwaltung und Sicherheit
- Export und Migration von Archiven mit üblichen DocuWare-Funktionen
- Datensicherung mit herkömmlichen Werkzeugen
- Zugriffsschutz auf Archiv- und Dokumentebene über alle in DocuWare 5 zur Verfügung stehenden Sicherheitsmechanismen, z.B. detailierte Rechtevergabe, verschlüsseltes Ablegen der Dokumente, Hochsicherheitsstufe für Archive und Benutze