Produktarchitektur
CONNECT to Notes ist als Notes-Datenbank und somit als eigenständige Notes-Anwendung realisiert. Alle Notes-Anwender, die entsprechend der Zugriffskontrollliste (ACL) Berechtigung an der CONNECT to Notes-Datenbank haben, können grundsätzlich mit der Applikation arbeiten. Sobald ein Notes-Benutzer über die Zugriffskontrolle Rechte auf die Datenbank bekommt, wird automatisch ein entsprechendes Benutzerdokument erzeugt.

Die Einstellungen zur Archivierung von Dokumenten definieren Sie komfortabel über Profile. Dabei werden ausgewählten DocuWare-Archiven Notes-Datenbanktypen zugeordnet, die als Quelle dienen. So müssen Sie nicht jede Datenbank (beispielsweise die Maildatenbanken aller Benutzer) einzeln auswählen. Alle Datenbanken, die auf der ausgewählten Schablone beruhen, können - ohne Design-Änderungen an der Schablone - entsprechend eines Profils in DocuWare archivieren. Ein Archivierungsprofil lässt sich zentral festlegen und von mehreren Datenbankservern nutzen. Die Konfiguration muss nicht für jeden Server separat angelegt werden. Jegliche Notes-Datenbanken und alle Dokumente sowie Dokumentarten lassen sich einbinden. Ebenfalls in den Profileinstellungen definieren Sie die Archivierungsoptionen und -modi. Sie können beispielsweise nur die Anhänge in DocuWare archivieren und die Mails im Notes-System belassen. Die Verknüpfung zwischen dem originalen Notes-Dokument und dem entsprechenden Objekt in DocuWare wird in einer Verknüpfungs-Datenbank gespeichert. Die Schablone dieser Verknüpfungs-Datenbank wird mitgeliefert.

Über die erzeugten Verknüpfungen wird eine Suche aus Notes ermöglicht, wenn das Original-Dokument dort nicht mehr verfügbar ist. Die Festlegungen für die Indexierung der Dokumente nimmt der Anwender ebenfalls beim Einrichten eines Profils vor. Für einen Indexeintrag in DocuWare definieren Sie einen festen Wert, den Inhalt eines Feldes des Notes-Dokuments, eine Variable oder eine Formel. Über eine eigene Konfiguration lassen sich eigene Indexbegriffe während der Archivierung nachtragen. Mit dem CONNECT to Notes ToolKit besteht die Möglichkeit, Funktionen wie Archivie-rung und Suche direkt in die Quellda-tenbank einzubauen. So stehen diese für den Benutzer noch schneller sowie komfortabler bereit: Beispielsweise lässt sich der Archivierungsvorgang aus dem Posteingang anstoßen.

Archivierungsszenarien
CONNECT to Notes bietet mehrere Möglichkeiten, Notes-Dokumente in DocuWare zu archivieren. Die Archivierung kann am Client erfolgen oder serverbasiert ablaufen. Die Verschlagwortung der Dokumente im DocuWare-Archiv erfolgt automatisch und regelbasiert entsprechend der Indexierungseinstellungen in der Pofilkonfiguration. Folgende Varianten sind möglich:

Manuell ad hoc ablegen ohne Standardprofil

• Bei dieser Archivierung bestimmt jeder Benutzer manuell, welche Dokumente abgelegt werden. Auf Knopfdruck wählt er zunächst das Profil und damit Archiv sowie Datenquelle und markiert anschließend in der erscheinenden Dokumentauswahlliste die Dokumente, die abgelegt werden sollen. Selbstverständlich sieht jeder Notes-Benutzer nur die Notes-Datenbanken und Notes-Dokumente (und Felder innerhalb eines Dokuments), auf die er Zugriffsrechte besitzt.

Manuell ad hoc ablegen mit Standardprofil

• Der Unterschied zu „manuell ad hoc ablegen ohne Standardprofil“ bei dieser Form der Ablage besteht darin, dass ein Profil als Standardprofil ausgewählt ist. Damit sind die Quelldaten sowie das Ziel fest vorgegeben. Auf Knopfdruck steht dem Anwender die Dokumentenauswahlliste zur Verfügung, und er kann sofort Dokumente für die Archivierung auswählen.

Automatische Archivierung

• Bei der automatischen, serverbasierten Archivierung prüft ein Archivierungsagent, ob Dokumente für die Archivierung in den Quelldatenbanken vorhanden sind. Zuvor wird im Profil eingestellt, welche Dokumente abgelegt werden sollen; das können Dokumente mit einem bestimmten Alter, einem bestimmten Feldeintrag (beispielsweise der Betreff einer E-Mail) oder mit beliebigen, über eine Notes-Formel definierten, Kriterien (beispielsweise Größe) sein. Findet der Agent passende Dokumente, legt er sie im Zielarchiv ab. Die automatische Archivierung läuft im Hintergrund ohne manuellen Eingriff des Benutzers.

Recherche und Wiederherstellen
Die in DocuWare abgelegten Dokumente werden auf eine Suchanfrage hin in einer Trefferliste nach dem Titel der Verknüpfung sowie nach Indexkriterien angezeigt. Falls bei einer Suche eine große Anzahl Verknüpfungen gefunden wurde, kann man innerhalb der angezeigten Treffer weiter inkrementell suchen: Pro Spalte der Trefferliste können Sie einen Suchbegriff eingeben. Der Cursor springt zu den Treffern, die in der Spalte den entsprechenden Eintrag haben. Wenn Dokumente oder Teile von Dokumenten als Original gespeichert wurden, lassen sich die Dokumente wieder in den Originalzustand bringen. Ist das wiederhergestellte Dokument in Notes bereits gelöscht, wird es mit der ursprünglichen Notes Universal ID (UnID) wiederhergestellt. Falls diese UnID in Notes noch vorhanden ist, bekommt das wiederherzustellende Dokument eine neue UnID. Der Anwender kann zudem ausschließlich nach wiederherstellbaren Dokumenten zu suchen.

Konfiguration

• Nachindexierung der Dokumente über Anpassung
• Integration jeglicher Notes-Datenbanken ohne Design-Eingriff in Quelldatenbanken
• Über Filter definieren, welche Dokumente einer Notes-Datenbank archiviert werden sollen
• Anpassung der Quelldatenbanken nach frei definierbaren Voraussetzungen über CONNECT to Notes ToolKit
• Dokumente aus DocuWare-Briefkorb an Notes-Dokumente anhängen (über ToolKit)

Administration

• Benutzerverwaltung bezüglich Archivierungs- und Suchrechten und Rechten an der CONNECT to Notes-Anwendung
• Zugriff auf DocuWare-Archiv über den im Profil festgelegten, allgemeinen Benutzer oder über den jeweiligen DocuWare-Benutzer
• Definition von Sprachen für die Benutzeroberfläche möglich
• Anwendungssprache im laufenden Betrieb umstellbar
• Definition eines alternativen DocuWare-Systems für den Offline-Zugriff (beispielsweise Notebook)
• Detaillierte Protokollierung aller Archivierungs- und Recherchevorgänge
• Zentrale Administration
• Archivierungsprofile über mehrere Datenbankserver nutzbar