Konfiguration – Szenarien
REQUEST-DVDs zu erstellen ist denkbar einfach und geht sehr schnell. Sie müssen lediglich sogenannte REQUEST-Container einrichten, Archive auswählen und hinzufügen und die Daten exportieren oder brennen. REQUEST bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten für unterschiedlichste Zwecke:

• Sie wählen, ob Such- und Anzeigeprogramm mit auf eine DVD gebrannt werden sollen.
• Funktionen des Programms, wie Dokument drucken oder per Mail senden, lassen sich je REQUEST-Projekt festlegen.
• Sie können in ein Projekt komplette Archive oder - über feine Filterfunktionen - nur bestimmte Dokumente aufnehmen.
• Ein Projekt lässt sich so konfigurieren, dass die Daten automatisch aktualisiert werden, wenn sich bei den Archiven und/oder Dokumenten etwas geändert hat.
• Die automatische Aktualisierung lässt sich zudem terminieren, und die aktualisierten Daten können so auf Wunsch automatisch exportiert und anschließend gebrannt werden.
• Als Speichermedien sind CDs, DVDs, USB-Sticks und externe Festplatten gleichermaßen geeignet. Eine externe Festplatte kann heute Selbsttragende Archive mit über 100 Millionen gescannten Seiten speichern.
• Ein ausgeklügeltes Medienmanagement unterstützt Sie bei größeren Archiven, Suchfunktion, Datenbank und Archive/Dokumente auf mehrere DVDs zu verteilen. Sie bestimmen, welche Informationen dann gebrannt werden sollen und welche nicht.
• Alle neu hinzugekommen Dokumente sowie die aktualisierte Datenbank können auf Wunsch automatisch auf einer neuen DVD zusammengeführt werden. Diese DVD mit den aktualisierten Informationen wird anschließend gebrannt, während die älteren Daten nicht berücksichtigt werden. Dabei sind in der Datenbank auf der neuen DVD die Indexinformationen aller Dokumente enthalten – auch der Dokumente auf den älteren DVDs. Somit ist gewährleistet, dass immer alle Daten, die jüngsten wie die ältesten, über die neu gelieferte DVD recherchiert werden können.

Egal, ob alle Daten eines Containers oder nur die aktuellen Daten gebrannt werden sollen - es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie weitere Exemplare mit dem Recorder brennen oder industriell eine hohe Auflage anfertigen lassen. Das Erzeugen von beliebig vielen DVDs über REQUEST erfolgt im Rahmen Ihrer vormals erworbenen DocuWare-Lizenz. Es entstehen keine zusätzlichen Veröffentlichungsgebühren.

DVD-Produktion on-demand
Durch die optionale Anbindung von preiswerten DVD-Produktionssystemen über PoINT Publisher können individuelle Jobs für eine Vielzahl von Kunden vollautomatisch abgearbeitet werden. Die Disks werden dabei automatisch beschriftet.

BEISPIELE
Aufgrund der unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten von DocuWare-REQUEST unterstützt Sie das Produkt in vielfacher Hinsicht:

• Informationen verteilen
  BEISPIEL: Vertriebsmitarbeiter
  Aufgrund der Filterfunktionen können Sie für einen Vertriebsmitarbeiter jeweils eine persönliche DVD erstellen, die nur die Dokumente des jeweiligen Vertriebsgebiets enthält: Seine Leads, seine Angebote, seine Abschlüsse, seine Rechnungen und alle weiteren vertriebsrelevanten Dokumente.

• BEISPIEL: Technischer Kundendienst
  Mit REQUEST statten Sie alle Mitarbeiter des Reparaturdienstes mit einer DVD aus, auf der alle Handbücher, Pläne und Ersatzteillisten der technischen Geräte im Zugriff stehen. Der Techniker hat so alle notwendigen Dokumentationen vor Ort beim Kunden immer bereit, er muss nicht in der Zentrale um Informationen nachfragen. Mit seiner persönlichen DVD ist jeder Mitarbeiter unterwegs immer auf dem neuesten Stand und hat Zugriff auf alle wichtigen Dokumente – auch wenn gerade kein Internet zur Verfügung steht.
  Ob Vertriebsdokumente oder Unterlagen des technischen Kundendienstes - die Datensammlung lässt sich regelmäßig automatisch ohne Zutun - oder bei Bedarf auf Anforderung - leicht aktualisieren.

• BEISPIEL: Steuerberatungsbüro
  Ein Steuerberatungsbüro, das für seine Kunden die Buchhaltung erledigt, liefert mittels REQUEST in regelmäßigen Abständen sämtliche Belege auf DVD an seine Mandanten. Die DVDs werden beispielsweise Monat für Monat automatisch mit den jeweils aktuellen Unterlagen des Mandanten erstellt und anstelle von Aktenordnern ausgeliefert.

• BEISPIEL: Unterlagen an Dienstleister
  Auch lassen sich über REQUEST leicht und schnell Daten an Dienstleister weiterleiten: So ist es beispielsweise ein Leichtes, alle Steuerunterlagen gesammelt auf einer DVD an den Wirtschaftsprüfer zu liefern. Auf der DVD sind alle Rechnungen, Lieferscheine und sonstige steuerrelevanten Belege enthalten.

• Scan-Dienstleistungen
  Mit REQUEST lassen sich auch umfangreiche Scanprojekte leicht und effektiv verwalten. Dokumente lassen sich scannen, indexieren und mittels eines umfangreichen Medienmanagements gezielt verteilt auf CDs oder DVDs brennen. Liefert beispielsweise ein Dienstleister gescannte kaufmännische Belege oder Akten regelmäßig an einen Kunden aus, so brennt er immer nur die neu hinzugekommen Dokumente sowie die aktualisierte Datenbank auf eine DVD (oder auf so viele Medien, wie entsprechend der neuen Menge an Daten erforderlich sind). Die Datenbank, die der Dienstleister jedesmal mit ausliefert, wenn das Projekt wieder angewachsen ist, enthält dabei immer die Informationen zu allen Dokumenten, auch zu den Dokumenten auf den früher gelieferten Medien. Die früher gelieferten Medien ergänzen daher die aktuelle Lieferung. Das Verwalten der Projekte auf diese Art und Weise ist sehr einfach, da REQUEST weiß, welche Dokumente neu sind, und diese automatisch mit der aktuellen Datenbank auf die neue DVD brennt. Durch die Einbindung eines DVD-Produktionssystems können mehrere Jobs automatisch abgearbeitet und die Daten beispielsweise nachts gebrannt werden.

• Langzeitarchivierung
  Mit REQUEST ist die langfristige Aufbewahrung von gesetzesrelevanten und für das Unternehmen wichtigen Dokumenten in jedem Fall gesichert. Der Zugriff auf die Informationen ist auch dann noch möglich, wenn das System, in dem ein Dokument, beispielsweise eine Rechnung, erstellt wurde, im Unternehmen längst nicht mehr vorhanden und womöglich gar nicht mehr lieferbar ist. Da REQUEST Such- und Anzeigefunktionen auf CD/DVD gleich mitliefert, ist ein systemunabhängiger Zugang zu den wichtigen Informationen gewährleistet. DocuWare muss nicht installiert sein, es reicht das Speichermedium, um die Informationen zu finden und anzuzeigen. Eine tägliche Sicherung der einmal auf CD/DVD gebrannten Daten entfällt, da die Dokumente unveränderbar auf diesen Langzeitmedien gespeichert und geschützt sind. Um die Daten vor äußeren Einflüssen, wie Feuer und Wasser, zu schützen, kann man sie an einem sicheren Ort wie beispielsweise in einem Tresor aufbewahren.

• Backup
  Mit DocuWare REQUEST sichern Sie Ihre Daten automatisch in regelmäßigen Abständen. Das Modul ermög-licht eine automatische Aktualisierung der Daten in Verbindung mit einer Terminierung. Daher ist es ein Kinderspiel, die DocuWare-Archive je nach Dokumentaufkommen jeden Abend, jede Woche oder in einem anderen Zeitraum - ohne manuelles Zutun - in das Dateiverzeichnis zu exportieren und anschließend zu brennen oder auf einer externen Festplatte zu sichern. Die Datensicherung über REQUEST hat den bestechenden Vorteil, dass im Notfall die Informationen (bis auf die zuletzt gespeicherten) weiterhin sofort im Lesezugriff stehen – noch bevor das IT-System wiederhergestellt ist. Wichtige Informationen stehen damit im Zugriff, und die Business Continuity ist gewährleistet.

Export

• Beim Export in das Dateisystem Erstellen einer XML-Datei als Signal dafür, dass die Daten fertiggestellt sind (für Brennprogramme)
• Anbinden von PoINT Publisher zur automatischen CD/DVD-Produktion mit integriertem Labeldruck

REQUEST-Modul

• Suche nach Dokumenten auf externer CD/DVD, externer Festplatte oder USB-Stick
• Suche über Eingabe von Suchbegriffen und/oder Suche in Baumansicht ähnlich wie im Windows-Explorer
• Suche über mehere Archive
• Dokumente in Dateisystem exportieren
• Öffnen der Dokumente im DocuWare-Viewer oder in separaten Anzeige- und Bearbeitungsprogrammen
• DocuWare-Viewer unterstützt alle gängigen Dateiformate
• Dokumente per E-Mail versenden
• Dokumente drucken
• Navigation innerhalb der Dokumente
• Signaturprüfung bei Dokumenten mit Elektronischer Signatur
• Suchmodul lokal kopieren