Dokumentenzugriff direkt aus Fibu, Warenwirtschaft und anderen Anwendungen
LINK erlaubt einfach und ohne Programmieraufwand die Integration von in DocuWare archivierter Dokumente in bestehende Anwendungen wie Buchhaltungs- oder Rechercheprogramme. Auf Knopfdruck greifen Sie auf alle Dokumente zu, die zum aktuellen Kontext in Ihrer Anwendung gehören, etwa auf Lieferscheine zum aktuellen Buchungssatz.

Umfang
DocuWare LINK 2 wird als ergänzendes Modul zu DocuWare 5 installiert. Es besteht aus zwei Programmteilen, dem LINK-Editor und dem LINK-Fenster. Ein sogenannter „Link“ beinhaltet die Arbeitsanweisung, wo und auf welche Weise Daten aus einer Fremdanwendung ausgelesen werden sollen. Der LINK-Editor hilft Ihnen dabei, diese Verknüpfungen einfach und komfortabel zu erstellen. Mit dem LINK-Fenster, welches dann die unsichtbare Verknüpfung zu DocuWare herstellt, kann der erstellte Link aufgerufen werden.

Funktionsweise
Mit DocuWare LINK 2 können zwei verschiedene Arten von Verknüpfungen zwischen Ihrer Anwendung und DocuWare erstellt werden. Mit einem „Suchlink“ starten Sie aus Ihrer Anwendung heraus eine Suche nach archivierten Dokumenten in einem DocuWare-Archiv. Mit einem „Ablagelink“ können Sie angezeigte Informationen Ihrer Anwendungsmaske als Schlagworte für die Ablage von Dokumenten in DocuWare verwenden. Bei beiden Linkarten werden aus genau definierten Anwendungsmasken (Kriterien werden mit dem LINK-Editor festgelegt) an vorher definierten Stellen - typischerweise Eingabe- und Textfelder - Informationen ausgelesen und an DocuWare übermittelt. Mit welcher Technik dieses Auslesen geschieht, hängt von Ihrer Applikation ab. Kann auf diese Felder vom System direkt zugegriffen werden, so können die Informationen als CI-Daten (coded information) ausgelesen werden. Erlaubt Ihre Applikation diese Technik nicht, so wird auf die OCR-Technologie zurückgegriffen. Bei DOS-Applikationen bzw. Terminal-Emulationen erfolgt das Auslesen wiederum mit einer anderen Technik.

Sind die Informationen ausgelesen oder per OCR erkannt, werden sie je nach Art des Links in die Felder der Such- bzw. der Ablagemaske übernommen. Die Zielfelder legen Sie mit dem LINK-Editor fest, ebenso, ob bestimmte Felder mit konstanten Werten vorbelegt werden sollen, wie zum Beispiel „RECHNUNGSAUSGANG“ in das Feld „Dokument-Typ“.

Beim Such-Link können Sie noch entscheiden, ob die Suchmaske zur Kontrolle angezeigt wird oder ob sofort eine Suche in DocuWare initiiert werden soll. Beim Ablage-Link erscheint immer zur Kontrolle die Ablagemaske. Abgelegt wird das im DocuWare-Briefkorb markierte Dokument.

Konfiguration
Der LINK-Editor öffnet sich neben Ihrer Anwendung. Sie laden das Anwendungsfenster durch Anklicken in den LINK-Editor. Dort markieren Sie die LINK-Felder und weisen sie den DocuWare Indexfeldern zu. Dem so definierten Link weisen Sie eine Tastenkombination zu und speichern ihn ab.