Das Modul „MailConnect“ aus unserer DocuScan Business Connect Software Reihe ist die universelle Integrationsschnittstelle für Microsoft Exchange und Outlook Clients. Zur Entlastung der E-Mail-Systeme, und um eine zentrale Ablage im Dokumenten- Pool zu schaffen, können die geschäftsrelevanten E-Mails direkt aus dem E-Mail Client heraus revisionssicher- und langzeitarchiviert werden und sind jederzeit wieder auffindbar.

Funktionsumfang
Die Archivierung von einzelnen E-Mails und/oder Anhängen erfolgt direkt aus
dem Mail-Client im Langzeitformat (PDF) oder im originären Outlook Format (MSG). Die Recherche nach archivierten Mails erfolgt nun alternativ über DocuWare oder direkt aus dem Mail Client heraus. Die E-Mails können hier optional als archiviert oder bereinigt gekennzeichnet werden. Den nicht speicherintensiven Mail Text können Sie im Client beibehalten.

Die Archivierung erfolgt über die DocuWare GAPI Schnittstelle, die für die Suche und Ablage der Mails keinen DocuWare Client benötigt. Bereits archivierte Dokumente werden erkannt, so dass eine doppelte Ablage vermieden wird.

Indexvergabe– und Erweiterung
Durch die einfache dialoggestützte Indexzuweisung, können Sie beliebige Header Informationen den Archivfeldern
zuweisen. Auch die Hinterlegung fester Feldeinträge sowie eine Indexerweiterung über SQL Abfragen bieten Möglichkeiten weitere Indexdaten aus externen Quellen auszuwählen und hinzuzufügen.
Individuelle Ablagemasken, die eine manuelle Eingabe von Indexbegriffen erlauben, können ebenfalls eingerichtet werden, um z.B. einen Bestell–, Projekt- oder Auftragsbezug herzustellen.

MailConnect erfüllt bei ordnungsgemäßem Einsatz die gesetzlichen Anforderungen zur Speicherung steuerrelevanter, digitaler Daten und ist auch konform zu Vorschriften wie Basel II, Sarbanes Oxley (SO) oder IFRS. Unterstützt werden Outlook 2003 und 2007 (incl. der neuen Ribbon Bar).

Highlights