Aus den Geschäftspartner-Stammdaten heraus kann man auf relevante archivierte Belege zurückgreifen. Dabei können Sie sich alle oder nur Belegart-bezogene Dokumente anzeigen lassen, egal ob es sich um einen Kunden, Lieferanten oder Interessenten handelt.
 
Ãœber das Kontextmenü finden Sie die entsprechenden Suchmöglichkeiten. Haben Sie einmal den Geschäftspartner aufgerufen, benötigen Sie genau zwei Mausklicks und Sie sind am Ziel.  Um die visuelle Unterscheidung zwischen Eingangs- und Ausgangsbelegen besser darzustellen, wurden die Icons entsprechend eingefärbt. Das steigert Ihre Produktivität und erspart Ihnen langes Suchen.

Durch schnelle und einfache Anpassungen können auch fremdsprachige Belegbezeichnungen eingepflegt werden.
 
Innerhalb von wenigen Sekunden werden Ihnen exakt alle  gewünschten Belege angezeigt, die anschließend bei Bedarf  weiterverarbeitet werden. Schneller und komfortabler haben Sie noch nie suchen und finden können.

In der Professional-Edition finden Sie die archivierten Belege in einem gesonderten Register. So haben Sie alle Informationen auf einem Blick. Selbstverständlich können Sie sich die Belege auch direkt anzeigen lassen. Eine Selektierung nach der Belegart ist gegeben. Mit einem Doppelklick auf die jeweilige Spalte erfolgt eine aufsteigende Sortierung.

Sie mussten bislang jede Rechnung einmal auf Ihrem Drucker und zusätzlich in Ihr DocuWare-Archiv - mit Hilfe des DocuWare TIFFMAKER 5 Druckers - und somit doppelt drucken?

Das hat mit „DocuWare One-Link to SAP Business One“   ein Ende!

In dem Moment, in dem Sie Ihre Ausgangsrechnung ausdrucken oder per E-Mail versenden, wird eine Kopie sofort an DocuWare übergeben. Standardmäßig wird  für die  Indizierung ein Barcode generiert. Dieser  setzt  sich aus der verwendeten Serien- und der eigentlichen Belegnummer zusammen. Es können  jedoch auch eigene Barcodes oder andere Werte, welche Sie für die spätere Indizierung verwenden möchten, Anwendung finden. 

Zudem wird  Ihnen  auch  angezeigt, wann die Ausgangsrechnung  an DocuWare übergeben  worden  ist.  Wenn  entweder  kein  Barcode  beziehungsweise  kein Matchcode angegeben wird, so wird Ihnen das visuell angezeigt.   Erst wenn ein Barcode  (Matchcode) und/oder der Druck  in das Archiv vorgenommen worden ist, werden die zugehörigen Felder in grün, ansonsten in rot dargestellt.

Für  Sie  bedeutet  es  auf  einem  Blick  alle  Informationen  transparent  zur Verfügung zu haben.

In der vorstehenden Abbildung sehen Sie, dass zum einen ein Barcode/Matchcode angegeben worden ist und zum anderen der Druck an das DocuWare-Archiv erfolgt ist.

Ãœber das Kontextmenü können Sie  sich an anhand von folgenden  Referenzen,  den dazugehörigen  Beleg  aus DocuWare heraus anzeigen lassen:

• Barcode (Matchcode)
• Belegnummer (DocNum)
• Referenzzeile

Zum Beispiel kann die Referenzeile mit Werten aus vorangegangen oder nachgelagerten Belegen zusammen hängen, so dass Sie schnell das gewünschte angezeigt bekommen. Auch hier haben Sie mit zwei Mausklicks Ihr Ergebnis. Die Auswahlmöglichkeiten beziehungsweise Suchkriterien für die Suche eines archivierten Dokumentes sind in allen Verkaufsbelegen gleich, wobei eine kontextbezoge Benennung obligatorisch gegeben ist. 

Dank  einer  intelligenten  Druckersteuerung  wird  für  den  Barcodedruck nur  einmal  ein  Drucker  zugewiesen,  was  zur  Folge  hat,  dass  das Auswählen des jeweils richtigen Druckers der Vergangenheit angehört.

Dieser  Komfort  erspart  Ihnen  wertvolle  Zeit  und  schafft  Freiräume, speziell wenn Sie ein hohes tägliches Belegaufkommen haben.

Ihre Standardformulare können Sie weiterhin ganz normal drucken.

Zum Beispiel kann die Referenzeile mit Werten aus vorangegangen oder nachgelagerten Belegen zusammen hängen, so dass Sie schnell das gewünschte angezeigt bekommen. Dies lässt sich auch anhand des Barcodes beziehungsweise der Matchcode-Informationen darstellen. Auch hier haben Sie mit zwei Mausklicks Ihr Ergebnis.

Die Auswahlmöglichkeiten beziehungsweise Suchkriterien für die Suche eines archivierten Dokumentes sind in allen Einkaufsbelegen gleich, wobei eine kontextbezoge Benennung obligatorisch gegeben ist. 

Analog zu den Verkaufs- wird bei den Einkaufbelegen mit Barcodes (Matchcode) gearbeitet, welche für die spätere Indizierung unabdingbar sind. Aus diesem Grund werden diese standardmäßig aus der Serien- und der eigentlichen Belegnummer generiert - und zwar für jeden einzelnen Prozess (Belegtyp). 

Selbstverständlich  lässt  sich dieser Automatismus  abschalten und es  kann  an  Stelle dessen mit eigenen Barcodes oder  Identifizierungskennzeichen  (Matchcode)  gearbeitet  werden.  Auch  ist  es  möglich,  einen  generierten Matchcode in die nachfolgenden Belege automatisch zu übernehmen.

Anhand der Barcode- beziehungsweise Matchcode-Informationen können Sie über das  Kontextmenü  einen  Barcode  beispielsweise  auf  einem  „Dymo-LabelWriter“ ausdrucken, welcher sodann auf dem in Papierform vorliegenden Beleg angebracht werden  kann.  Diese  Informationen  können  über  eine  nachgelagerte  Barcode-Erkennung  für  eine  Indizierung  herangezogen  werden.  Standardmäßig  wird  das Barcodelayout „Code39“ angewandt, kann aber grundsätzlich angepasst werden.   Sie sehen, es lassen sich zahlreiche Szenarien abbilden und maßgeschneidert auf Ihre Prozesse darstellen.